Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Od 1 lutego 2026 roku każdy podatnik VAT musi odbierać faktury z KSeF, a od 1 kwietnia 2026 roku większość firm musi w nim też wystawiać faktury dla innych firm. Sklep internetowy wysyła do KSeF faktury dla klientów z NIP-em, a faktury dla konsumentów mogą zostać poza systemem. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest KSeF, kogo i od kiedy obejmuje, co zmienia w fakturach i jak w praktyce wysyłać do niego faktury ze sklepu WooCommerce.
Czym właściwie jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to narzędzie mające na celu zwiększenie świadomości podatników w zakresie przestrzegania polskiego prawa podatkowego. Rejestr działa już od 1 stycznia 2020 roku, ale obowiązkowy stanie się już od 1 lipca tego roku. Jest przeznaczony zarówno dla przedsiębiorców, jak i osób fizycznych wykonujących jednorazowo usługi, na podstawie których zostały wystawione faktury.
Z założenia, wymogi narzucone przez ten system mają na celu zapewnienie transparentności i legalności działalności gospodarczej. Jest to narzędzie, które pozwala na uniknięcie nieścisłości księgowych oraz znacznie ułatwia wymianę informacji między podatnikami a organami podatkowymi.
Krajowy Rejestr Faktur funkcjonuje na zasadach zbliżonych do obowiązujących w innych krajach UE. Podatnicy przekazują do rejestru informacje dotyczące wystawionych przez nich faktur oraz paragonów fiskalnych. Dane te automatycznie są układane w specjalnego rodzaju katalog, który umożliwia urzędom skarbowym jednoznaczne i szybkie sprawdzenie legalności prowadzonych transakcji.
Cały system dostępny jest online na stronie Ministerstwa Finansów: https://ksef.mf.gov.pl/web/
Możliwe jest zatem korzystanie z KSeF bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej, jak także poprzez automatyczne integracje – np. dla sklepów WooCommerce.
Kto musi korzystać z KSeF?
Każdy podatnik VAT prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przekazywania do KSeF informacji o wystawianych przez siebie fakturach. Istnieją trzy rodzaje faktur, które podlegają rejestracji w Krajowym Systemie r-Faktur. Są to:
- Faktury VAT: dokumenty określające podatki VAT pobrane przez podatnika. Wymagają podania dokładnych informacji dotyczących transakcji, takich jak liczba towarów i usług, cena za jednostkę, wartość podatku, numery NIP i REGON itp.
- Faktury korygujące: dokumenty służące do weryfikacji i korekty pierwotnych faktur VAT.
- Faktury zaliczkowe: dokumenty wystawiane przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, w celu pobrania przedpłaty.
KSeF a sprzedaż internetowa
Zmiany w przepisach nie ominą oczywiście także właścicieli sklepów internetowych. Sprzedaż internetowa, do której wystawiane są faktury VAT, również będzie musiała być rejestrowana.
Jak doskonale wiemy, w branży e-commerce przez sklepy przewijają się setki, a czasami tysiące faktur. W tym przypadku niezbędna jest automatyzacja całego procesu, aby nie był obciążający – zarówno czasowo jak i finansowo.
Jako lider rozwiązań WooCommerce w Polsce staramy się wspierać Wasze biznesy online w możliwie kompletny sposób. Dlatego już dzisiaj mamy dla Was pierwszą, całkowicie darmową integrację KSeF z WooCommerce!
KSeF WooCommerce to darmowa integracja Twojego sklepu WooCommerce z Krajowym Systemem e-Faktur. Wystarczy kilka kliknięć i już dzisiaj możesz w pełni wykorzystywać możliwości jakie daje integracja z KSeF. Nie czekaj na ostatnią chwilę!
Co więcej – nasza darmowa wersja wtyczki Faktury WooCommerce pozwala na automatyczne i bezpieczne wystawianie faktur dostosowane do polskiego i europejskiego prawa.
Możesz więc wdrożyć w swoim sklepie wystawianie faktur oraz ich automatyczną wysyłkę do KSeF – całkowicie za darmo!
Zobacz, jak wtyczka Faktury WooCommerce wystawia faktury do zamówień automatycznie:
Film pokazuje automatyczne wystawianie faktur do zamówień we wtyczce Faktury WooCommerce (Flexible Invoices). To pierwszy krok przed wysyłką do KSeF: dodatek KSeF wysyła do systemu faktury wystawione przez tę wtyczkę. Wszystkie ustawienia opisuje dokumentacja Faktur WooCommerce.
Jak wygląda faktura w KSeF?
-
- Numer KSeF: po przyjęciu faktury system nadaje jej unikalny numer. To on potwierdza, że faktura została wystawiona w KSeF.
- Data otrzymania: nabywca otrzymuje fakturę w chwili, gdy system ją przyjmie, a nie gdy przeczyta maila.
- Kod QR: faktura przekazana poza systemem, na przykład jako wydruk albo PDF dla klienta, ma kod QR, dzięki któremu można ją sprawdzić w KSeF.
- Tryb offline: jeśli nie możesz połączyć się z KSeF, wystawiasz fakturę offline i przesyłasz ją do systemu w wyznaczonym terminie.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Obowiązek wchodził etapami. Pierwotny termin, 1 lipca 2024 roku, został przesunięty, a obecny harmonogram wygląda tak:
| Data | Kogo dotyczy | Co się zmienia |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | wszyscy podatnicy VAT | obowiązek odbierania faktur z KSeF |
| 1 lutego 2026 | firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku | obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | pozostali przedsiębiorcy, także zwolnieni z VAT | obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| do 31 grudnia 2026 | firmy, których sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie | mogą wystawiać faktury poza KSeF |
| 1 stycznia 2027 | wszyscy | koniec okresu przejściowego i kary za naruszenia |
W 2026 roku nie są stosowane kary za błędy związane z KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku za niewystawienie faktury w KSeF grozi kara pieniężna do 100% kwoty VAT z faktury, określona w art. 106ni ustawy o VAT.
KSeF dla sklepu internetowego. Podsumowanie
KSeF jest obowiązkowy od 2026 roku: od 1 lutego wszyscy podatnicy VAT odbierają w nim faktury, a od 1 kwietnia większość firm w nim wystawia faktury dla innych firm. Firmy ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł brutto miesięcznie mają czas do końca 2026 roku, a od 2027 roku za naruszenia grożą kary. W sklepie internetowym do KSeF trafiają faktury dla klientów z NIP-em, a faktury dla konsumentów mogą zostać poza systemem.
Jeśli wystawiasz faktury w WooCommerce, najprościej połączyć sklep z KSeF wtyczką Faktury WooCommerce i darmowym dodatkiem KSeF – wysyłka e-faktur. Faktura dla firmy trafia wtedy do systemu automatycznie po zapisaniu, a numer KSeF i kod QR zapisują się w zamówieniu.
Pobierz KSeF dla Faktur WooCommerce z oficjalnej strony repozytorium WordPressa →
lub przeczytaj o niej w dokumentacji WP Desk →
FAQ, czyli najczęstsze pytania o KSeF w sklepie internetowym
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Odbieranie faktur z KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT od 1 lutego 2026 roku. Wystawianie faktur w KSeF obowiązuje największe firmy od 1 lutego 2026, a pozostałe od 1 kwietnia 2026 roku.
Czy faktury dla klientów indywidualnych muszą trafiać do KSeF?
Nie. Obowiązek dotyczy faktur dla firm. Faktury dla konsumentów, czyli klientów bez NIP-u, mogą być wystawiane poza KSeF.
Czy firma zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF?
Tak. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Firmy zwolnione z VAT wystawiają faktury dla innych firm w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, chyba że ich sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Wtedy mają czas do końca 2026 roku.
Czy za błędy w KSeF grożą kary?
W 2026 roku kary nie są stosowane. Od 1 stycznia 2027 roku za niewystawienie faktury w KSeF grozi kara do 100% kwoty VAT z faktury.
Czy mogę wysyłać faktury do KSeF bezpośrednio z WooCommerce?
Tak. Wtyczka Faktury WooCommerce z darmowym dodatkiem KSeF – wysyłka e-faktur wysyła faktury do KSeF automatycznie po ich zapisaniu albo ręcznie z listy faktur. Konfigurację opisujemy w artykule o integracji z KSeF bez systemu księgowego.
Czy KSeF obejmuje paragony?
Nie. KSeF służy do faktur. Jeśli wystawiasz paragony, robisz to jak dotąd na kasie fiskalnej.
