Faktury WooCommerce

Instalacja

Instrukcja instalacji →

Aktualizacja

Instrukcja aktualizacji →

Ważne informacje

• Dokumentacja opisuje ustawienia dla wtyczki Faktury WooCommerce oraz jej podstawowej/ darmowej wersji Faktury PDF WooCommerce & WordPress
• Jeśli dana funkcjonalność dotyczy wersji pełnej, to będzie to oznaczone tagiem PRO
• Wersja pełna (Faktury WooCommerce) wymaga do działania wtyczki WooCommerce
• Wersja podstawowa może działać w "czystym" WordPress oraz z WooCommerce
• Do prawidłowego przeliczania kwot na fakturach i raportach wtyczka wymaga ustawienia dla waluty liczby znaków po przecinku na 2. Jest to domyślne ustawienie WooCommerce i możesz je znaleźć w menu WooCommerce → Ustawienia → Ustawienia główne → sekcja Opcje waluty

Ustawienia

W menu Faktury wybierz Ustawienia.

Firma

Nazwa firmy - uzupełnij nazwę firmy - wystawcy faktur.

Adres firmy - uzupełnij adres firmy - wystawcy faktur.

NIP - uzupełnij NIP firmy - wystawcy faktur.

Nazwa banku - uzupełnij nazwę banku, w którym firma ma konto.

Numer konta - uzupełnij numer konta, na który mają być płatne faktury.

Logo - wybierz logo z biblioteki mediów.

Ustawienia główne

Metody płatności - uzupełnij metody płatności.

Uprawnienia - wybierz role użytkowników, którym przyznane zostaną uprawnienia do zarządzania fakturami. Administrator ma nieograniczone uprawnienia.

Dokumenty

W tej zakładce znajdziesz ustawienia trzech rodzajów faktur, które obsługuje wtyczka: faktur, proform oraz faktur korygujących.

Faktury

PRO Status faktury - zmieniaj status faktury na zapłacony po zrealizowaniu zamówienia.

PRO Automatyczna wysyłka faktury do klienta - w ustawieniach możesz wybrać status zamówienia. W momencie, gdy status zamówienia zostanie zmieniony na wybrany, klient otrzyma mailem link do pobrania faktury PDF. Faktury nie są wysyłane przy utworzeniu zamówienia, ale przy zmianie statusu. Jeśli faktura do danego zamówienia nie została jeszcze wystawiona, to wtyczka wystawi ją automatycznie przed wysyłką na podstawie danych z zamówienia.

Następny numer - wpisz numer następnej faktury. Domyślna wartość to 1 i zmienia się za każdym razem, gdy wystawiana jest faktura. Numery istniejących faktur nie zostaną zmienione. Jeśli chcesz zmienić kolejny numer, kliknij na ikonę ołówka, zmień numer, a następnie kliknij przycisk Zapisz zmiany.

Prefix - ustaw prefix numeracji faktur. Dla prefiksów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.

Sufix - ustaw sufix numeracji faktur. Dla sufixów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.

Reset numeru - wybierz kiedy zresetować numer faktury do 1. Dostępne opcje to reset miesięczny oraz roczny.

Domyślny termin płatności - uzupełnij termin płatności faktury.

Etykieta daty sprzedaży - uzupełnij etykietę daty sprzedaży, jaka ma się pojawić na fakturze

Uwagi - uzupełnij uwagi, np. dotyczące sposobu płatności.

Proformy

Funkcjonalność dostępna w wersji PRO

Automatyczne wystawianie proform - w ustawieniach możesz wybrać status zamówienia, przy którym faktura proforma zostanie automatycznie wystawiona. W momencie, gdy status zamówienia zostanie zmieniony na wybrany, klient otrzyma mailem link do pobrania faktury proforma PDF. Faktury proforma nie są wysyłane przy utworzeniu zamówienia, ale przy zmianie statusu.

Następny numer - wpisz numer następnej faktury proforma. Domyślna wartość to 1 i zmienia się za każdym razem, gdy wystawiana jest proforma. Numery istniejących proform nie zostaną zmienione.

Prefix - ustaw prefix numeracji faktur proforma. Dla prefiksów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.

Sufix - ustaw sufix numeracji faktur proforma. Dla sufixów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.

Reset numeru - wybierz kiedy zresetować numer faktury proforma do 1. Dostępne opcje to reset miesięczny oraz roczny.

Domyślny termin płatności - uzupełnij termin płatności faktury proforma.

Uwagi - uzupełnij uwagi, np. dotyczące sposobu płatności.

Korekty

Funkcjonalność dostępna w wersji PRO

Automatyczne korekty

Reset numeru - wybierz kiedy zresetować numer faktury korygującej do 1. Dostępne opcje to reset miesięczny oraz roczny.

Następny numer - wpisz numer następnej faktury korygującej. Domyślna wartość to 1 i zmienia się za każdym razem, gdy wystawiana jest faktura korygująca. Numery istniejących faktur korygujących nie zostaną zmienione.

Prefix - ustaw prefix numeracji faktur korygujących. Dla prefiksów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.

Sufix - ustaw sufix numeracji faktur korygujących. Dla sufixów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.

Domyślny termin płatności - uzupełnij termin płatności dla faktury korygującej.

Uwagi - uzupełnij uwagi, np. dotyczące sposobu płatności.

WooCommerce

Główne

Ustawienia WooCommerce

Kolejne numery zamówień - domyślnie w WooCommerce nie jest zachowana kolejność numeracji zamówień. Umożliwiamy aktywację kolejnych numerów zamówień poprzez zaznaczenie opcji Włącz kolejne numery zamówień.

Data sprzedaży na fakturze - możesz wybrać która data będzie datą sprzedaży na fakturze. Do wyboru jest data zamówienia lub data realizacji zamówienia (zmiana statusu na zrealizowane).

Zamówienia na 0 zł - zaznacz, jeśli do zamówień na 0 zł automatyczne faktury mają nie być wystawiane.

Darmowe pozycje - zaznacz, jeśli darmowe pozycje (darmowe produkty i darmowa wysyłka) mają nie być dołączane do faktury.

Numer zamówienia - zaznacz, aby dołączyć do faktury numer zamówienia WooCommerce.

PRO Tabela z przewalutowaniem - opcja pozwala na wyświetlenie tabelki z przewalutowaniem wartości stawka VAT, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto na fakturze w walucie głównej sklepu.

PRO Przewalutowanie na walutę - wybierz walutę, na którą ma zostać wykonane przewalutowanie.

Data przewalutowania na fakturze

Funkcjonalność dostępna w wersji PRO

Data przewalutowania na fakturze - datą przewalutowania będzie dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.

Formularz zamówienia

Pytaj klienta czy chce otrzymać fakturę - włącz tę opcję, jeśli chcesz dać klientowi wybór czy chce otrzymać fakturę. Jeśli opcja jest zaznaczona w formularzu zamówienia będzie wyświetlany checkbox, jeśli klient go zaznaczy, będzie miał możliwość wpisania NIPu. Informacja o wyborze klienta pojawi się w edycji zamówienia oraz w mailu potwierdzającym zamówienie.

Dodaj pole NIP do formularza zamówienia - zaznacz, aby pokazać pole w formularzu zamówienia.

Etykieta pola, Placeholder pola - wpisz etykietę (label) i placeholder dla pola.

Pole NIP jest wymagane - zaznacz, aby pole NIP było wymagane do złożenia zamówienia.

Sprawdzaj poprawność wpisanego numeru NIP - zaznacz, jeśli pole ma być walidowane. Jeśli opcja jest zaznaczona, pole NIP będzie walidowane (suma kontrolna, bez myślników i spacji i opcjonalnie z przedrostkiem kraju UE).

OSS (dawniej VAT MOSS)

Funkcjonalność dostępna w wersji PRO

Walidacja VIES - po włączeniu opcji numer VAT wprowadzony na stronie zamówienia jest walidowany w bazie VIES.

Wybierz co robić jeśli walidacja się nie powiedzie:

• Nie pozwalaj na złożenie zamówienia i wyświetl komunikat błędu
• Pozwól na złożenie zamówienia ale nie usuwaj VAT
• Pozwól na złożenie zamówienia i usuń VAT

Stawka VAT dla OSS - opcja pozwala na wybór stawek podatkowych, z jakich ma korzystać wtyczka dla zamówień z krajów Unii Europejskiej.

Pozwól na deklarowanie poprawności adresu - opcja sprawdza poprawność adresu IP klienta na podstawie jego adresu płatności i monituje klienta o zadeklarowanie swojego adresu, jeśli się nie zgadza.

Opis odwrotnego obciążenia - w tym miejscu umieść opis dla odwrotnego obciążenia. Opis będzie widoczny na fakturze pod notatkami.

Opis stawki VAT OSS - tutaj możesz dodać opis stawki VAT, którą ustawiłeś dla OSS. Dla Polski powinno być to Nie podlega UE

Plik CSV ze stawkami VAT dla krajów UE

W tym miejscu znajdziesz plik CSV ze stawkami VAT dla krajów UE.

Plik trzeba importować do ustawień stawek podatkowych WooCommerce. Znajdziesz je w WooCommerce → Ustawienia → Podatek.

Więcej o ustawieniach stawek podatkowych znajdziesz tutaj.

Działanie OSS przy wyłączonej opcji Dodaj pole NIP do formularza zamówienia

Jeżeli po włączeniu walidacji VIES, włączona jest również opcja "Dodaj pole NIP do formularza zamówienia" we wcześniejszej zakładce ustawień Formularz zamówienia:

w formularzu zamówienia pojawią się dwa pola: jedno pochodzące z EU VAT Number, a drugie z wtyczki Faktury WooCommerce.

Działanie przy włączonej opcji Dodaj pole NIP do formularza zamówienia

Konfiguracja walut

Przejdź do zakładki Waluty w menu Faktury → Ustawienia.

Wtyczka Faktury WooCommerce korzysta z wbudowanych ustawień walut niezależnych od ustawień WooCommerce.

Domyślnie skonfigurowane są 3 waluty: PLN, USD i EURO. Możesz dodawać dowolne waluty z listy i ustalać Położenie symbolu waluty, Separator tysięczny, Separator dziesiętny.

Kolejność wyświetlania walut podczas ręcznego wystawiania faktury możesz dowolnie zmieniać. Po prostu przeciągnij i upuść wybrany wiersz. Pierwsza pozycja będzie domyślną walutą faktury.

Konfiguracja podatków

Wtyczka Faktury WooCommerce (PRO) oraz podstawowa jej wersja, czyli Faktury PDF WooCommerce & WordPress, wykorzystują ustawienia podatków WooCommerce przy wystawianiu faktur i obliczaniu kwot podatku.

Konfiguracja podatków przy wyłączonym WooCommerce

Przejdź do zakładki Stawki podatkowe w menu Faktury → Ustawienia.

Możesz dodawać nowe, segregować i usuwać standardowe stawki z listy. Pierwsza pozycja w tabelce będzie domyślną stawką faktury.

Nazwa stawki podatkowej zostanie wyświetlona na fakturze, Stawka zostanie użyta do obliczeń.

Konfiguracja podatków w WooCommerce

Od 2014 roku wszystkie firmy wystawiają faktury, niezależnie od tego czy są płatnikami VAT, czy nie, natomiast konfiguracja podatków się różni.

Dla płatników VAT

Poniżej znajdziesz rekomendowaną konfigurację, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT (potocznie: jesteś VATowcem).

W ustawieniach WooCommerce przejdź do zakładki Podatek.

Ustaw następujące opcje:

• Zaznacz: Włącz podatki i przeliczanie podatków
• Wybierz: Nie, będę wpisywać ceny bez podatku
• Wybierz: Wyświetlaj sumy podatku: Dla każdego przedmiotu

Pozostałe opcje ustaw wg własnych preferencji.

Następnie przejdź do zakładki Standardowe stawki i zdefiniuj stawki podatkowe, które chcesz wykorzystywać w swoim sklepie.

Dla firm zwolnionych z VAT

Poniżej znajdziesz rekomendowaną konfigurację, jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT (potocznie: nie jesteś VATowcem).

Wykonaj konfigurację analogicznie do opisanej powyżej metody dla płatników VAT (tak, to nie jest błąd). Ale przy konfiguracji podatków w zakładce Standardowe stawki w polu stawka % wpisz "0", a w polu nazwa podatku wpisz "zw.".

Firmy korzystające ze zwolnienia przedmiotowego z VAT (czyli ze względu na rodzaj sprzedaży) muszą dodatkowo umieścić na fakturze podstawę zwolnienia z VAT. Podstawę zwolnienia trzeba wpisać w polu uwagi, które można dodać do każdej faktury.

Szablon faktury

NIP sprzedawcy na fakturze - jeśli kwota podatku wynosi 0, ukryj NIP sprzedawcy na fakturze PDF. Jeśli funkcja nie będzie zaznaczona, NIP sprzedawcy będzie uwzględniony na fakturze, nawet jeśli kwota podatku wyniesie 0.

Rubryki podatku na fakturze - jeśli kwota podatku wynosi 0, ukryj wszystkie rubryki związane z podatkami na fakturze PDF.

PRO Adres Odbiorcy - pokaż na fakturze adres odbiorcy zamówienia. Do wyboru masz trzy opcje:

• nie pokazuj,
• pokaż adres odbiorcy,
• pokaż adres odbiorcy, jeżeli inny niż płatności.

PKWiU - zaznacz, aby używać numeru SKU jako numeru PKWiU/PKOB na fakturze. Jeśli produkt nie ma nadanego numeru SKU, rubryka PKWiU, nie będzie dodana do dokumentu.

PRO Rabaty - zaznacz to pole, jeśli chcesz, aby pozycja rabatu wraz z jego wartością były uwzględnione na fakturze. Przy nieoznaczonej funkcji promocje nie będą wyszczególnione na fakturze.

Pokaż podpisy na fakturze - jeśli zaznaczysz tę opcję, wyświetli się dodatkowe pole podpis sprzedawcy, w którym będą do wyboru dostępni użytkownicy.

Podpis sprzedawcy - wybierz użytkownika, którego nazwa będzie widoczna na fakturze w sekcji podpisów. W polu wyboru dostępni będą użytkownicy posiadający status administratora sklepu.

Numeracja stron PDF - zaznacz, jeśli chcesz, aby strony faktury były numerowane

Zarządzanie fakturami

W menu Faktury wybierz Wszystkie faktury, aby przejść do listy wszystkich faktur.

Kolumny w tabelce

Jeśli chcesz schować lub pokazać kolumny w tabelce, kliknij przycisk Opcje ekranu w prawej górnej części ekranu.

Filtrowanie

Aby przefiltrować faktury wg daty wystawienia, klienta (nazwy firmy, imienia, nazwiska czy loginu) lub statusu, wybierz odpowiednie opcje z list rozwijanych nad tabelką i kliknij przycisk Przefiltruj.

Możesz również wyszukiwać faktury po numerze klikając Szukaj faktur.

Wystawianie faktur

Automatyczne wystawianie faktur w WooCommerce

Funkcjonalność dostępna w wersji PRO

Faktury i proformy będą tworzone tylko do zamówień, w których klient zaznaczy, że chce otrzymać fakturę. Dodanie opcji (pytania o chęć otrzymania dokumentu) znajdziesz w Faktury → Ustawienia → WooCommerce → Formularz zamówienia → Pytaj klienta czy chce otrzymać fakturę.

Wystawienie faktur na liście zamówień

1. Przejdź do listy zamówień WooCommerce.
2. Przy każdym zamówieniu jest widoczna ikonka ze znakiem "+" umożliwiająca wystawienie faktury. Kliknięcie w ikonkę spowoduje wystawienie faktury.
3. Po wystawieniu dokumentu ikonka zmieni się na ikonkę dokumentu. Kliknięcie w ikonkę spowoduje otwarcie faktury PDF (jeśli przeglądarka wspiera wyświetlanie PDFów) i możliwość jej wydrukowania lub zapisania na dysku. Jeśli przeglądarka nie wspiera wyświetlania PDFów, faktura PDF zostanie pobrana na dysk.

Jeśli nie widzisz kolumny z opcją wystawienia faktury na liście zamówień, kliknij w Opcje ekranu w prawym górnym rogu, a następnie "zahacz" Działania i kliknij Zastosuj

Wystawienie faktur przy zamówieniu

1. Przejdź do edycji zamówienia na liście zamówień WooCommerce.
2. W metabox Faktura kliknij Wystaw fakturę.
3. Po wystawieniu możesz:
   • podejrzeć fakturę klikając Zobacz fakturę
   • pobrać fakturę klikając Pobierz fakturę
   • przejść do edycji faktury klikając link z tytułem faktury

Ręczne wystawianie faktur

Wtyczka (wersja podstawowa i PRO) pozwala też na ręczne tworzenie faktur poza zamówieniami WooCommerce. Ekran opcji jest podobny jak w przypadku tych tworzonych dla zamówień. Oczywiście konieczne będzie dodanie wszystkich danych samodzielnie. Kolumna Odbiorcy jest dostępna tylko w wersji PRO.

W menu Faktury wybierz Dodaj nową. Uzupełnij wszystkie informacje i produkty, a następnie wystaw fakturę klikając Opublikuj. Dane Twojej firmy zostaną pobrane automatycznie z ustawień wtyczki.

Wtyczka umożliwia pobranie takich danych klienta, jak "Nazwa klienta" i "E-mail". Pobieranie wszystkich danych jest możliwe w wersji PRO (Faktury WooCommerce).

Edycja faktur

W menu Faktury wybierz Wszystkie faktury, wybierz fakturę z listy i kliknij jej nazwę, aby ją edytować.

Usuwanie faktur

Aby usunąć fakturę wystawioną dla zamówienia WooCommerce, trzeba najpierw przenieść fakturę do kosza, a następnie usunąć ją z kosza. Dopiero usunięcie faktury z kosza spowoduje możliwość wygenerowania nowej faktury dla zamówienia.

Wysyłanie faktur do klienta

PRO Automatyczna wysyłka faktur

Automatyczna wysyłka faktur i proform jest możliwa po wybraniu określonego statusu zamówienia WooCommerce. Jeśli opcja pytania o chęć otrzymania faktury będzie włączona, automatyczne utworzenie i wysyłka maila z fakturą/ proformą nastąpi tylko wówczas, gdy kupujący wyrazi chęć jej otrzymania (zaznaczył checkbox w czasie składania zamówienia).

PRO Faktury korygujące

Jeśli są włączone, są automatycznie wysyłane do klientów po przeprowadzonym zwrocie.

PRO Ręczna wysyłka faktur

1. Wejdź do szczegółów zamówienia.
2. Z listy akcji zamówienia (metabox na górze po prawej stronie) wybierz z listy rozwijanej opcję Wyślij ponownie emaile do zamówienia → Faktura i kliknij ikonkę ze znakiem odświeżania lub zapisz zamówienie.

Hurtowe pobieranie faktur

Pobierz faktury

Przejdź do zakładki Pobierz. Wybierz zakres dat (daty wystawienia faktur) i kliknij przycisk Pobierz. Faktury zostaną pobrane w pliku ZIP. Jeśli pojawią się problemy z pobraniem faktur, wybierz mniejszy zakres dat i spróbuj ponownie.

Raporty

Możesz wygenerować raporty z podsumowaniem wszystkich wystawionych dokumentów dla wybranego przedziału czasu.

Przejdź do zakładki Raporty. Wybierz zakres dat oraz walutę i kliknij przycisk Wygeneruj. Raport zostanie utworzony.

Faktury WooCommerce na stronie Moje konto

Na stronie Moje konto w sekcji z historią zamówień klient ma możliwość pobrania faktury po kliknięciu przycisku "Faktura". Faktura musi być wcześniej wystawiona, funkcja ta nie służy do tworzenia faktur przez klienta, tylko do pobierania już wystawionych faktur.

GTU na fakturach

Kod GTU na fakturze umieścisz za pomocą dedykowanej wtyczki GTU dla Faktur WooCommerce.

Opcje dla zaawansowanych użytkowników

Poniżej prezentujemy możliwości modyfikacji wtyczki dla zaawansowanych użytkowników, którzy znają podstawy PHP, HTML i CSS.

Język faktury

Domyślnie język faktury jest ustawiany na podstawie aktualnego języka w panelu WordPressa. Jeśli nie masz tłumaczenia faktury dla innych języków, domyślnym językiem faktury będzie angielski.

Możesz ustawić stałą wartość dla języka faktury i drukować faktury w wybranym języku. Zastosuj w tym celu akcję:
add_action( 'flexible_invoices_pre_generate_pdf', 'my_flexible_invoices_pre_generate_pdf' ); function my_flexible_invoices_pre_generate_pdf( $invoice ) { global $locale; $locale = 'en_US'; unload_textdomain( 'flexible-invoices-woocommerce' ); load_plugin_textdomain( 'flexible-invoices-woocommerce', false, 'flexible-invoices-woocommerce/lang/' ); unload_textdomain( 'flexible-invoices' ); load_plugin_textdomain( 'flexible-invoices', false, 'flexible-invoices/lang/' ); unload_textdomain( 'woocommerce' ); load_plugin_textdomain( 'woocommerce', false, 'woocommerce/i18n/languages/' ); }

Własny szablon faktury w folderze motywu

Jeśli chcesz edytować szablon dokumentów generowanych do PDF dla pełnej wersji wtyczki (Faktury WooCommerce), wykonaj następujące kroki:

1. Skopiuj cały folder z katalogu wtyczki: wp-content/plugins/flexible-invoices-woocommerce/vendor_prefixed/wpdesk/flexible-invoices-core/templates/documents.
2. Wklej folder do lokalizacji zawierającej aktualnie używany motyw: wp-content/themes/NAZWA-MOTYWU/flexible-invoices/documents
3. Od tego momentu pliki w katalogu motywu będą nadpisywać oryginalne pliki z katalogu wtyczki.
4. Dokonaj modyfikacji w plikach zgodnie ze swoimi potrzebami, możesz np. zmienić teksty, dodać lub usunąć niektóre informacje.

Jeśli chcesz cofnąć zmiany, po prostu skasuj folder z katalogu motywu, wtedy ponownie zostanie wykorzystaną pliki z katalogu wtyczki i wszystkie modyfikacje zostaną cofnięte.

Edycja szablonu faktury w wersji podstawowej

Zobacz jak edytować szablon faktury we wtyczce Faktury PDF WooCommerce & WordPress.

Symbole walut

Domyślnie wtyczka wyświetla symbole walut. Aby zmienić standardowy symbol waluty np. $ na USD lub zł na PLN można zastosować filtr:

add_filter('woocommerce_currency_symbol', 'change_existing_currency_symbol', 10, 2);
function change_existing_currency_symbol( $currency_symbol, $currency ) {
return $currency ;
}

Opcjonalnie, po wprowadzeniu powyższej modyfikacji można również dokonać zmiany pozycji wyświetlania skrótu waluty USD po prawej stronie za pomocą ustawień w zakładce Waluty w menu Faktury → Ustawienia.

Filtr służący eksportowi faktur do innego sklepu

Dodaj poniższy filtr, a będziesz mógł dokonać eksportu faktur ze sklepu, celem dodania ich do sklepu w drugiej domenie. Przejdź do zakładki Narzędzia > Export i zaznacz faktury. Tworząc plik exportu otrzymasz plik, który pozwoli importować dokumenty sprzedażowe do innej domeny.