Instalacja
Ustawienia
Firma
Nazwa firmy - uzupełnij nazwę firmy - wystawcy faktur.
Adres firmy - uzupełnij adres firmy - wystawcy faktur.
NIP - uzupełnij NIP firmy - wystawcy faktur.
Nazwa banku - uzupełnij nazwę banku, w którym firma ma konto.
Numer konta - uzupełnij numer konta, na który mają być płatne faktury.
Logo - wybierz logo z biblioteki mediów.
Ustawienia główne
Metody płatności - Uzupwłnij metody płatności.
Uprawnienia - Wybierz role użytkowników, którym przyznane zostaną uprawnienia do zarządzania fakturami. Administrator ma nieograniczone uprawnienia.
Dokumenty
W tej zakładce znajdziesz ustawienia trzech rodzajów faktur, które obsługuje wtyczka - faktur, proform oraz faktur korygujących.
Faktury
PRO Status faktury - Zmieniaj status faktury na zapłacony po zrealizowaniu zamówienia.
PRO Automatyczna wysyłka faktury do klienta - w ustawieniach możesz wybrać status zamówienia. W momencie, gdy status zamówienia zostanie zmieniony na wybrany, klient otrzyma mailem link do pobrania faktury PDF. Faktury nie są wysyłane przy utworzeniu zamówienia, ale przy zmianie statusu. Jeśli faktura do danego zamówienia nie została jeszcze wystawiona, to wtyczka wystawi ją automatycznie przed wysyłką na podstawie danych z zamówienia.
Następny numer - Wpisz numer następnej faktury. Domyślna wartość to 1 i zmienia się za każdym razem, gdy wystawiana jest faktura. Numery istniejących faktur nie zostaną zmienione.
Prefix - Ustaw prefix numeracji faktur. Dla prefiksów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.
Sufix - Ustaw sufix numeracji faktur. Dla sufixów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.
Reset numeru - Wybierz kiedy zresetować numer faktury do 1. Dostępne opcje to reset miesięczny oraz roczny.
Domyślny termin płatności - Uzupełnij termin płatności faktury.
Etykieta daty sprzedaży - Uzupełnij etykietę daty sprzedaży, jaka ma się pojawić na fakturze
Uwagi - Uzupełnij uwagi, np. dotyczące sposobu płatności.
Proformy
Funkcjonalność dostępna w wersji PRO
Automatyczne wystawianie proform - w ustawieniach możesz wybrać status zamówienia przy któym faktura proforma zostanie automatycznie wystawiona. W momencie, gdy status zamówienia zostanie zmieniony na wybrany, klient otrzyma mailem link do pobrania faktury proforma PDF. Faktury proforma nie są wysyłane przy utworzeniu zamówienia, ale przy zmianie statusu.
Następny numer - Wpisz numer następnej faktury proforma. Domyślna wartość to 1 i zmienia się za każdym razem, gdy wystawiana jest proforma. Numery istniejących proform nie zostaną zmienione.
Prefix - Ustaw prefix numeracji faktur proforma. Dla prefiksów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.
Sufix - Ustaw sufix numeracji faktur proforma. Dla sufixów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.
Reset numeru - Wybierz kiedy zresetować numer faktury proforma do 1. Dostępne opcje to reset miesięczny oraz roczny.
Domyślny termin płatności - Uzupełnij termin płatności faktury proforma.
Uwagi - Uzupełnij uwagi, np. dotyczące sposobu płatności.
Korekty
Funkcjonalność dostępna w wersji PRO
Automatyczne korekty
Aby sprawdzić jak automatycznie wystawiać korekty, przejdź do dokumentacji faktur korygujących.
Reset numeru - Wybierz kiedy zresetować numer faktury korygującej do 1. Dostępne opcje to reset miesięczny oraz roczny.
Następny numer - Wpisz numer następnej faktury korygującej. Domyślna wartość to 1 i zmienia się za każdym razem, gdy wystawiana jest faktura korygująca. Numery istniejących faktur korygujących nie zostaną zmienione.
Prefix - Ustaw prefix numeracji faktur korygujących. Dla prefiksów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.
Sufix - Ustaw sufix numeracji faktur korygujących. Dla sufixów możesz używać następujących skrótów: {DD} dla dni {MM} dla miesięcy, {YYYY} dla roku.
Domyślny termin płatności - Uzupełnij termin płatności dla faktury korygującej.
Uwagi - Uzupełnij uwagi, np. dotyczące sposobu płatności.
WooCommerce
Główne
Kolejne numery zamówień - domyślnie w WooCommerce nie jest zachowana kolejność numeracji zamówień. Umożliwiamy aktywację kolejnych numerów zamówień poprzez zaznaczenie opcji Włącz kolejne numery zamówień.
Data sprzedaży na fakturze - możesz wybrać która data będzie datą sprzedaży na fakturze. Do wyboru jest data zamówienia lub data realizacji zamówienia (zmiana statusu na zrealizowane).
Zamówienia na 0 zł - zaznacz, jeśli do zamówień na 0 zł automatyczne faktury mają nie być wystawiane.
PRO Darmowe pozycje - zaznacz, jeśli darmowe pozycje (darmowe produkty i darmowa wysyłka) mają nie być dołączane do faktury.
Numer zamówienia - zaznacz, aby dołączyć do faktury numer zamówienia WooCommerce.
PRO Tabela z przewalutowaniem - Opcja pozwala na wyświetlenie tabelki z przewalutowaniem wartości stawka VAT, kwota netto, kwota VAT, kwota brutto na fakturze w walucie głównej sklepu.
PRO Przewalutowanie na walutę - wybierz walutę, na którą ma zostać wykonane przewalutowanie.
Ustawienia przewalutowania w edycji faktur
Funkcjonalność dostępna w wersji PRO
Data przewalutowania na fakturze - Datą przewalutowania jest dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Aby pobrać na fakturę inną datę przewalutowania, należy w edycji faktury wybrać datę przewalutowania i zapisać zmiany.
Formularz zamówienia
Pytaj klienta czy chce otrzymać fakturę - Włącz tę opcję, jeśli chcesz dać klientowi wybór czy chce otrzymać fakturę. Jeśli opcja jest zaznaczona w formularzu zamówienia będzie wyświetlany checkbox, jeśli klient go zaznaczy, będzie miał możliwość wpisania NIPu. Informacja o wyborze klienta pojawi się w edycji zamówienia oraz w mailu potwierdzającym zamówienie.
Dodaj pole NIP do formularza zamówienia - zaznacz, aby pokazać pole w formularzu zamówienia.
Etykieta pola, Placeholder pola - wpisz etykietę (label) i placeholder dla pola.
Pole NIP jest wymagane - zaznacz, aby pole NIP było wymagane do złożenia zamówienia.
Sprawdzaj poprawność wpisanego numeru NIP - zaznacz, jeśli pole ma być walidowane. Jeśli opcja jest zaznaczona, pole NIP będzie walidowane (suma kontrolna, bez myślników i spacji i opcjonalnie z przedrostkiem kraju UE).
Jeśli klient przy składaniu zamówienia wybierze kraj inny niż jeden z powyższych, to NIP nie będzie sprawdzany i będzie traktowany jako poprawny.
Jeśli sklep ma siedzibę w kraju UE i klient wybierze kraj z UE (ale inny niż kraj sklepu) to zgodnie z przepisami o transakcjach wewnątrzwspólnotowych, NIP będzie musiał zawierać przedrostek kraju, aby przeszedł walidację.
OSS (dawniej MOSS)
Funkcjonalność dostępna w wersji PRO
Walidacja VIES - po włączeniu opcji numer VAT wprowadzony na stronie zamówienia jest walidowany w bazie VIES.
Wybierz co robić jeśli walidacja się nie powiedzie:
- Nie pozwalaj na złożenie zamówienia i wyświetl komunikat błędu
- Pozwól na złożenie zamówienia ale nie usuwaj VAT
- Pozwól na złożenie zamówienia i usuń VAT
Stawka VAT dla OSS - opcja pozwala na wybór stawek podatkowych, z jakich ma korzystać wtyczka dla zamówień z krajów Unii Europejskiej.
Pozwól na deklarowanie poprawności adresu - Opcja sprawdza poprawność adresu IP klienta na podstawie jego adresu płatności i monituje klienta o zadeklarowanie swojego adresu, jeśli się nie zgadza.
Opis odwrotnego obciążenia - w tym miejscu umieść opis dla odwrotnego obciążenia. Opis będzie widoczny na fakturze pod notatkami.
Opis stawki VAT OSS - tutaj możesz dodać opis stawki VAT, którą ustawiłeś dla OSS. Dla Polski powinno być to Nie podlega UE
Plik CSV ze stawkami VAT dla krajów UE
W tym miejscu znajdziesz plik CSV ze stawkami VAT dla krajów UE.
Plik trzeba importować do ustawień stawek podatkowych WooCommerce. Znajdziesz je w WooCommerce → Ustawienia → Podatek.
Więcej o ustawieniach stawek podatkowych znajdziesz tutaj.
Działanie OSS przy wyłączonej opcji Dodaj pole NIP do formularza zamówienia
Jeżeli po włączeniu walidacji VIES, włączona jest również opcja "Dodaj pole NIP do formularza zamówienia":
w formularzu zamówienia pojawią się dwa pola: jedno pochodzące z EU VAT Number, a drugie z wtyczki Faktury WooCommerce.
Działanie przy włączonej opcji Dodaj pole NIP do formularza zamówienia
Jeżeli po włączeniu wtyczki EU VAT Number, wyłączona jest opcja "Dodaj pole NIP do formularza zamówienia":
w formularzu zamówienia pojawi się jedynie pole pochodzące z wtyczki EU VAT Number. Wtyczka Faktury WooCommerce będzie korzystać z tego pola. Jeśli będziesz chciał dokonać zmiany numeru NIP, zmień wartość w polu pochodzącym z wtyczki EU VAT Number.
Konfiguracja walut
Wtyczka korzysta z wbudowanych ustawień walut niezależnych od ustawień WooCommerce.
Sprawdź jak skonfigurować waluty dla Faktury WordPress
Szablon faktury
NIP sprzedawcy na fakturze - Jeśli kwota podatku wynosi 0, ukryj NIP sprzedawcy na fakturze PDF. Jeśli funkcja nie będzie zaznaczona, NIP sprzedawcy będzie uwzględniony na fakturze, nawet jeśli kwota podatku wyniesie 0.
Rubryki podatku na fakturze - Jeśli kwota podatku wynosi 0, ukryj wszystkie rubryki związane z podatkami na fakturze PDF.
Adres Odbiorcy - pokaż na fakturze adres odbiorcy zamówienia. Do wyboru masz trzy opcje:
- nie pokazuj,
- pokaż adres odbiorcy,
- pokaż adres odbiorcy, jeżeli inny niż płatności.
PKWiU - zaznacz, aby używać numeru SKU jako numeru PKWiU/PKOB na fakturze. Jeśli produkt nie ma nadanego numeru SKU, rubryka PKWiU, nię będzie dodana do dokumentu.
Rabaty - zaznacz to pole jeśli chcesz aby pozycja rabatu wraz z jego wartością były uwzględnione na fakturze. Przy nieoznaczonej funkcji promocje nie będą wyszczególnione na fakturze.
Pokaż podpisy na fakturze - jeśli zaznaczysz tę opcję, wyświetli się dodatkowe pole podpis sprzedawcy, w którym będą do wyboru dostępni użytkownicy.
Podpis sprzedawcy - wybierz użytkownika, którego nazwa będzie widoczna na fakturze w sekcji podpisów. W polu wyboru dostępni będą użytkownicy posiadający status administratora sklepu.
Numeracja stron PDF - zaznacz jeśli chcesz aby strony faktury były numerowane
Konfiguracja podatków
Wtyczka wykorzystuje ustawienia podatków WooCommerce przy wystawianiu faktur i obliczaniu kwot podatku.
Jeśli wyłączysz WooCommerce, wtyczka pozwoli Ci wystawiać faktury ręcznie w WordPress. Będzie wtedy korzystać ze stawek podatkowych ustawionych bezpośrednio we wtyczce.
Od 2014 roku wszystkie firmy wystawiają faktury, niezależnie od tego czy są płatnikami VAT czy nie, natomiast konfiguracja podatków się różni.
Dla płatników VAT
Poniżej znajdziesz rekomendowaną konfigurację, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT (potocznie: jesteś VATowcem).
W ustawieniach WooCommerce przejdź do zakładki Podatek.
Ustaw następujące opcje:
- Zaznacz: Włącz podatki i przeliczanie podatków
- Wybierz: Nie, będę wpisywać ceny bez podatku
- Wybierz: Wyświetlaj sumy podatku: Dla każdego przedmiotu
Pozostałe opcje ustaw wg własnych preferencji.
Następnie przejdź do zakładki Standardowe stawki i zdefiniuj stawki podatkowe, które chcesz wykorzystywać w swoim sklepie.
Dla firm zwolnionych z VAT
Poniżej znajdziesz rekomendowaną konfigurację, jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT (potocznie: nie jesteś VATowcem).
Wykonaj konfigurację analogicznie do opisanej powyżej metody dla płatników VAT (tak, to nie jest błąd). Ale przy konfiguracji podatków w zakładce Standardowe stawki w polu stawka % wpisz "0", a w polu nazwa podatku wpisz "zw.".
Firmy korzystające ze zwolnienia przedmiotowego z VAT (czyli ze względu na rodzaj sprzedaży) muszą dodatkowo umieścić na fakturze podstawę zwolnienia z VAT. Podstawę zwolnienia trzeba wpisać w polu uwagi, które można dodać do każdej faktury.
Wystawianie i edycja faktur
Wystawienie faktur na liście zamówień
- Przejdź do listy zamówień WooCommerce.
- Przy każdym zamówieniu jest widoczna ikonka ze znakiem "+" umożliwiająca wystawienie faktury. Kliknięcie w ikonkę spowoduje wystawienie faktury.
- Po wystawieniu dokumentu ikonka zmieni się na ikonkę dokumentu. Kliknięcie w ikonkę spowoduje otwarcie faktury PDF (jeśli przeglądarka wspiera wyświetlanie PDFów) i możliwość jej wydrukowania lub zapisania na dysku. Jeśli przeglądarka nie wspiera wyświetlania PDFów, faktura PDF zostanie pobrana na dysk.
Jeśli nie widzisz kolumny z opcją wystawienia faktury na liście zamówień, kliknij w Opcje ekranu w prawym górnym rogu, a następnie "zahacz" Działania i kliknij Zastosuj
Wystawienie faktur przy zamówieniu
- Przejdź do edycji zamówienia na liście zamówień WooCommerce.
- W metabox Faktura kliknij Wystaw fakturę.
- Po wystawieniu możesz:
- podejrzeć fakturę klikając Zobacz fakturę
- pobrać fakturę klikając Pobierz fakturę
- przejść do edycji faktury klikając link z tytułem faktury
Wysyłanie faktur do klienta
PRO Automatyczna wysyłka faktur
Automatyczna wysyłka faktur i proform jest możliwa po wybraniu określonego statusu zamówienia WooCommerce. Jeśli opcja pytania o chęć otrzymania faktury będzie włączona, automatyczne utworzenie i wysyłka maila z fakturą/ proformą nastąpi tylko wówczas, gdy kupujący wyrazi chęć jej otrzymania (zaznaczył checkbox w czasie składania zamówienia).
Faktury korygujące, jeśli są włączone, są automatycznie wysyłane do klientów po przeprowadzonym zwrocie.
Ręczna wysyłka faktur
- Wejdź do szczegółów zamówienia.
- Z listy akcji zamówienia (metabox na górze po prawej stronie) wybierz z listy rozwijanej opcję Wyślij ponownie emaile do zamówienia → Faktura i kliknij ikonkę ze znakiem odświeżania lub zapisz zamówienie.
Usuwanie faktur
Aby usunąć fakturę wystawioną dla zamówienia WooCommerce, trzeba najpierw przenieść fakturę do kosza, a następnie usunąć ją z kosza. Dopiero usunięcie faktury z kosza spowoduje możliwość wygenerowania nowej faktury dla zamówienia.
Faktury WooCommerce na stronie Moje konto
Na stronie Moje konto w sekcji z historią zamówień klient ma możliwość pobrania faktury po kliknięciu przycisku "Faktura". Faktura musi być wcześniej wystawiona, funkcja ta nie służy do tworzenia faktur przez klienta, tylko do pobierania już wystawionych faktur.
GTU na fakturach
Kod GTU na fakturze umieścisz za pomocą dedykowanej wtyczki GTU dla Faktur WooCommerce.
Opcje dla zaawansowanych użytkowników
Poniżej prezentujemy możliwości modyfikacji wtyczki dla zaawansowanych użytkowników, którzy znają podstawy PHP, HTML i CSS.
Język faktury
Domyślnie język faktury jest ustawiany na podstawie aktualnego języka w panelu WordPressa. Jeśli nie masz tłumaczenia faktury dla innych języków, domyślnym językiem faktury będzie angielski.
Możesz ustawić stałą wartość dla języka faktury i drukować faktury w wybranym języku. Zastosuj w tym celu akcję:
add_action( 'flexible_invoices_pre_generate_pdf', 'my_flexible_invoices_pre_generate_pdf' ); function my_flexible_invoices_pre_generate_pdf( $invoice ) { global $locale; $locale = 'en_US'; unload_textdomain( 'flexible-invoices-woocommerce' ); load_plugin_textdomain( 'flexible-invoices-woocommerce', false, 'flexible-invoices-woocommerce/lang/' ); unload_textdomain( 'flexible-invoices' ); load_plugin_textdomain( 'flexible-invoices', false, 'flexible-invoices/lang/' ); unload_textdomain( 'woocommerce' ); load_plugin_textdomain( 'woocommerce', false, 'woocommerce/i18n/languages/' ); }
Własny szablon faktury w folderze motywu
Jeśli chcesz edytować szablon dokumentów generowanych do PDFm wykonaj następujące kroki:
- Skopiuj cały folder z katalogu wtyczki:
wp-content/plugins/flexible-invoices-woocommerce/vendor_prefixed/wpdesk/flexible-invoices-core/templates/documents. - Wklej folder do lokalizacji zawierającej aktualnie używany motyw:
wp-content/themes/NAZWA-MOTYWu/flexible-invoices/documents - Od tego momentu pliki w katalogu motywu będą nadpisywać oryginalne pliki z katalogu wtyczki.
- Dokonaj modyfikacji w plikach zgodnie ze swoimi potrzebami, możesz np. zmienić teksty, dodać lub usunąć niektóre informacje.
Jeśli chcesz cofnąć zmiany, po prostu skasuj folder z katalogu motywu, wtedy ponownie zostanie wykorzystaną pliki z katalogu wtyczki i wszystkie modyfikacje zostaną cofnięte.
Filtr służący eksportowi faktur do innego sklepu
Dodaj poniższy filtr, a będziesz mógł dokonać eksportu faktur ze sklepu, celem dodania ich do sklepu w drugiej domenie. Przejdź do zakładki Narzędzia > Export i zaznacz faktury. Tworzą plik exportu otrzymasz plik, który pozwoli importować dokumenty sprzedażowe do innej domeny.