Właścicielka sklepu internetowego dowiedziała się od osoby trzeciej, że jej strona nie ma ani regulaminu, ani polityki prywatności. Skonfrontowała się z wykonawcą, który zbudował jej sklep. Odpowiedź, którą usłyszała, była krótka: gdybyś powiedziała, że chcesz te dokumenty, to zostałyby dodane. Ta historia nie jest wyjątkiem. Zdarza się częściej, niż myślisz.
Czyj to obowiązek – prawda czy mit?
Wśród właścicieli sklepów internetowych panuje przekonanie, że jeśli zamówiło się sklep u agencji lub dewelopera, to oni zadbają o całość – również o dokumenty prawne. To błąd, który może mieć realne konsekwencje finansowe.
Z jednej strony – wykonawca stawia sklep, zna proces, widział dziesiątki takich wdrożeń. Powinien wiedzieć, co jest wymagane i poinformować klienta. Dobra praktyka mówi, że profesjonalny deweloper lub agencja powinni przy oddaniu projektu poinformować klienta o obowiązku posiadania regulaminu i polityki prywatności. Niestety – nie każdy to robi.
Z drugiej strony – to nie ich sklep, nie ich dane klientów, nie ich odpowiedzialność prawna, gdy coś pójdzie nie tak. W praktyce prawo jest jednoznaczne. Obowiązek posiadania regulaminu, polityki prywatności i odpowiednich zgod RODO spoczywa na właścicielu sklepu. Wykonawca nie odpowiada za zgodność Twojej działalności z przepisami, chyba że takie zobowiązanie znalazło się wprost w umowie.
Podsumowując: Choć nie ma jednej, prostej odpowiedzi na pytanie kto ponosi winę, jedno jest pewne – konsekwencje prawne ponosi właściciel sklepu, nie deweloper. To właśnie ta osoba odpowiada za zgodność swojej działalności z przepisami. Deweloper odpowiada za kod. Ty odpowiadasz za biznes.
Co grozi za brak regulaminu?
Sklep internetowy bez regulaminu działa niezgodnie z przepisami. Nie jest to kwestia opinii – to fakt prawny. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawa o prawach konsumenta oraz RODO nakładają konkretne obowiązki informacyjne na każdy podmiot prowadzący sprzedaż online. Konsekwencje braku dokumentacji mogą obejmować:
- Ryzyko skargi do UOKiK – urząd może objąć sklep postępowaniem z urzędu, bez konieczności skargi klienta.
- Ryzyko skargi do UODO – brak polityki prywatności to naruszenie RODO, za które grozi kara do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.
- Problemy przy reklamacjach – bez regulaminu nie masz pisemnej procedury reklamacyjnej, na którą możesz się powołać.
- Ryzyko unieważnienia umów – jeśli klient nie miał dostępu do warunków zakupu przed złożeniem zamówienia, umowa może być kwestionowana.
- Wydłużony termin odstąpienia od umowy – jeśli klient nie został poinformowany o prawie do zwrotu, może odstąpić od umowy nawet do 12 miesięcy.
Co powinna zawierać podstawowa dokumentacja sklepu WooCommerce?
Minimalne wymagania dla sklepu WooCommerce to cztery dokumenty. Każdy z nich spełnia inną funkcję prawną i dotyczy innego zakresu działalności:
- Regulamin sklepu – warunki zakupu, dostawy, płatności, odstąpienia od umowy i reklamacji. Obowiązkowy dla każdego e-commerce, niezależnie od wielkości.
- Polityka prywatności – informacje o tym, jakie dane zbierasz, w jakim celu, jak długo je przechowujesz, komu je udostępniasz i jakie prawa ma klient. Obowiązkowa dla każdej strony internetowej, nie tylko sklepu.
- Polityka cookies – jeśli używasz plików cookie (analitycznych, marketingowych lub funkcjonalnych), musisz o tym informować i zbierać odpowiednie zgody. WooCommerce domyślnie używa cookie.
- Regulamin opinii – jeśli na stronie wyświetlasz recenzje produktów. Od wdrożenia Dyrektywy Omnibus w 2023 roku jest to obowiązkowe.
Jak to wygląda w praktyce podczas sporu z klientem?
Wyobraź sobie następujący scenariusz. Klient kupuje produkt w Twoim sklepie. Po tygodniu chce go zwrócić i twierdzi, że produkt był wadliwy. Ty uważasz inaczej. Bez regulaminu nie masz żadnej pisemnej procedury, na którą możesz się powołać. Klient składa skargę do UOKiK. Inspektor pyta o regulamin. Nie masz go. Postępowanie dotyczy już nie tylko sporu z klientem, ale również braku dokumentacji.
To nie jest hipotetyczny scenariusz. Takie sytuacje zdarzają się regularnie, również w małych sklepach WooCommerce. I zawsze wychodzą na jaw przy pierwszym konflikcie.
Co zrobić, jeśli Twój sklep nie ma tych dokumentów?
Jeśli budujesz sklep samodzielnie lub zlecasz to wykonawcy, zadbaj o to od pierwszego dnia. Dokumenty prawne to nie opcja – to obowiązek. Masz trzy możliwości:
- Samodzielnie ze szablonu – najtaniej, ale ryzykownie. Szablony z internetu są często przestarzałe lub niedostosowane do Twojej działalności.
- Z pomocą prawnika – kosztownie, ale pewnie. Prawnik przygotuje dokumenty dostosowane do Twojego sklepu. Problem pojawia się przy każdej kolejnej zmianie przepisów.
- Gotowe, aktualizowane narzędzie – dokumentacja dostosowana do Twojego sklepu i automatycznie aktualizowana przy zmianach prawa.
WooCommerce samo w sobie nie daje żadnej gotowej dokumentacji prawnej. Platforma dostarcza narzędzia sprzedażowe – odpowiedzialność za przygotowanie i aktualność dokumentów leży po stronie właściciela sklepu.
Już wkrótce przygotujemy dla Was rozwiązanie na miarę
Narzędzie, które zadba o dokumentację prawną Twojego sklepu automatycznie, zgodnie z aktualnym prawem. Bez konieczności angażowania prawnika za każdym razem, gdy przepisy się zmieniają. Bądź czujny – wkrótce zdradzimy więcej.
