Duża część rozbudowanych sklepów internetowych opartych na WooCommerce korzysta z zewnętrznych rozwiązań do zarządzania sprzedażą. Jednym z takich przykładów jest ewidencja stanów magazynowych. W tym artykule pokażę Ci, że proces ten można znacznie usprawnić wykorzystując synchronizację stanów magazynowych w WooCommerce.
Na czym polega?
W teorii chodzi o to, by stan magazynowy w zewnętrznym narzędziu do zarządzania stanem magazynowym synchronizował się z tym wbudowanym w WooCommerce. Idea jest taka, by z jednego miejsca móc zarządzać stanem magazynowym, bez konieczności ręcznej aktualizacji w sklepie. Idealnym przykładem są tu dostawy produktów, które przy zsynchronizowanym sklepie, wystarczy wprowadzić w zewnętrznym narzędziu, by również pojawiły się w samym WooCommerce.
Dwustronna synchronizacja stanów magazynowych
Najlepszym rozwiązaniem jest jednak dwustronna synchronizacja stanów magazynowych. Dzięki niej nie musisz ręcznie aktualizować stanów magazynowych po każdym zamówieniu w sklepie internetowym. Zmiany ilości dostępnych produktów w sklepie WooCommerce powinny wpływać na stan magazynowy w zewnętrznym narzędziu. Tyle z teorii. A jak to działa w praktyce? Pokażę to na przykładzie dwóch wtyczek do integracji usług księgowych z WooCommerce.
Synchronizacja w kierunku WooCommerce → zewnętrzny magazyn
Poniższe kroki pokazują w jaki sposób nastąpi aktualizacja stanu magazynowego w zewnętrznym magazynie po sprzedaży w sklepie WooCommerce.
Klient składa zamówienie w sklepie WooCommerce
Kupujący umieścił produkty w koszyku, wybrał metodę wysyłki i metodę płatności za pomocą szybkiego przelewu.
Klient opłaca zamówienie za pomocą szybkiego przelewu
Status zamówienia zostaje zmieniony na W trakcie realizacji.
Wystawienie dokumentu sprzedaży ze skutkiem magazynowym
Wtyczka automatycznie wystawia dokument sprzedaży (faktura, rachunek lub paragon) ze skutkiem magazynowym. Zewnętrzny system magazynowy wystawia dokumenty magazynowe.
Redukcja stanu magazynowego
Stan magazynowy został odjęty zarówno w sklepie WooCommerce jak i w zewnętrznym magazynie. Dzięki temu stany magazynowe zgadzają się w obu miejscach.
Synchronizacja w kierunku zewnętrzny magazyn → WooCommerce
A jak będzie to wyglądać w przypadku zmiany po stronie magazynu? Tutaj już zmiany są odnotowywane 1:1:
Aktualizacja stanu magazynowego w zewnętrznym magazynie
Po otrzymaniu dostawy produktów, obsługa sklepu zwiększa stany magazynowe w głównym, zewnętrznym magazynie.
Aktualizacja stanu magazynowego w sklepie
Za pomocą funkcji webhook, aktualizacja jest przekazywana do sklepu. Wtyczka wykrywa te zmiany i aktualizuje stany magazynowe w sklepie.
Stany magazynowe się zgadzają
Zarówno w sklepie jak i zewnętrznym magazynie, stany są takie same. Dzięki temu masz pewność że nie wystąpią rozbieżności. Twoi klienci zawsze otrzymają zamówione produkty.
Synchronizacja stanów magazynowych Fakturownia
Fakturownia to przede wszystkim program online do zarządzania księgowością firmy. Ma on jednak często wykorzystywaną opcję w postaci magazynu. Dzięki temu z jednego miejsca można zarządzać fakturami oraz wszystkimi posiadanymi produktami. Jak zatem zsynchronizować je z WooCommerce? Wystarczy wtyczka Fakturowania WooCommerce.
Fakturownia WooCommerce 229 zł (281,67 zł z VAT)
Łatwa i szybka integracja WooCommerce z Fakturownią. Wystawiaj faktury VAT i rachunki do zamówień WooCommerce oraz dodaj dwustronną synchronizację stanów magazynowych z serwisem Fakturownia.
Dodaj do koszyka lub Zobacz szczegółyDzięki tej wtyczce, bez problemu wystawisz faktury i rachunki do zamówień, także dla podmiotów niebędących płatnikami VAT. Najważniejsza w tym przypadku jest jednak dwustronna synchronizacja stanów magazynowych WooCommerce. Wtyczka łączy usługę Fakturowni z WooCommerce wraz z jej magazynami.
Nowość od wersji 1.5.0 Obecnie możesz korzystać z integracji z magazynem Fakturowni, nawet jeśli korzystasz z kilku magazynów w Fakturowni. We wtyczce znajdziesz pole wybory konkretnego magazynu z którym ma następować synchronizacja:
Synchronizacja stanów magazynowych wFirma
wFirma to rozbudowany program do księgowości i fakturowania online, posiadający narzędzie do zarządzania sprzedażą, w tym rozbudowany magazyn. Do integracji z WooCommerce i osiągnięcia synchronizacji stanów magazynowych najlepiej wykorzystać wtyczkę wFirma WooCommerce.
wFirma WooCommerce 229 zł (281,67 zł z VAT)
Wtyczka integrująca WooCommerce z platformą wFirma. Automatycznie wystawiaj rachunki, faktury i paragony w serwisie wFirma dla zamówień WooCommerce.
Dodaj do koszyka lub Zobacz szczegółyPodobnie jak w przypadku Fakturowni WooCommerce, wtyczka ta umożliwia wystawianie paragonów i faktur wprost z WooCommerce. Można je wystawiać ręcznie lub automatycznie, a wszystkie dokumenty trafią do serwisu wFirmy.
Import/Export produktów z WooCommerce
Sama synchronizacja stanów magazynowych jest bardzo przydatną opcją, ale co w przypadku rozpoczynania integracji usługi Fakturowni czy wFirmy ze sklepem WooCommerce? Oba systemy mają możliwość importowania oraz eksportowania produktów do bazy danych. Dzięki temu można uniknąć męczącego ręcznego wprowadzania dużej ilości produktów. Po tym jak zostaną zaimportowane, wystarczy włączyć synchronizację, by w pełni korzystać z tej opcji.
Podsumowanie
W tym artykule pokazałem czym jest synchronizacja stanów magazynowych WooCommerce oraz jakie są jej podstawowe zalety. Jako przykład podałem dwie sprawdzone wtyczki – Fakturowania WooCommerce oraz wFirma WooCommerce. Warto jednak pamiętać, że takie rozwiązanie może być wykorzystywane także w innych narzędziach.
